Sistema interno de información
1.Objetivo
El objetivo de la presente Política de gestión de informaciones (en adelante, la Política) es establecer el compromiso de Asitur Asistencia S.A. (en adelante, la Entidad) y la Dirección con un comportamiento y una cultura éticos en línea con los valores establecidos en nuestro Código Ético y de Conducta, así como el compromiso para atender y gestionar de forma profesional y conforme a la normativa aplicable las comunicaciones de información que se reciban a través de los canales de información habilitados por la compañía, en relación con irregularidades o infracciones cometidas en el seno de la Entidad de acuerdo con el alcance definido en esta política.
La presente política se establece en cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, la Ley 2/2023).
La Política se desarrolla y complementa con el Procedimiento de Gestión de Informaciones de la Entidad y por el Código Ético y de Conducta.
Para elaborar la presente Política, se han tenido en cuenta las disposiciones de la Ley 2/2023.
2. Personas sujetas
La presente Política es de aplicación a todos aquellos agentes que contribuyen a la actividad de la Entidad, que a los efectos del presente documento son:
Empleados de la Entidad, con independencia de la modalidad contractual que determine su relación laboral, posición que ocupen o ámbito geográfico en el que desempeñen su trabajo.
Socios y Directivos de la Entidad, con independencia de la modalidad contractual que determine su relación laboral o mercantil, posición que ocupen o ámbito geográfico en el que desempeñen su trabajo.
Miembros del órgano de gobierno, sea cual sea la composición, forma y régimen de funcionamiento del órgano en cuestión de que se trate.
Agentes que tengan un vínculo profesional con la Entidad (contratistas, partners, etc.)
(En adelante, las Personas Sujetas).
3. Ámbito de aplicación
3.1. ¿Quién puede presentar una información?
De acuerdo con esta Política todos los integrantes de la Entidad, así como aquellos terceros no pertenecientes a la Entidad que hayan obtenido información sobre posibles irregularidades en un contexto laboral o profesional, podrán presentar comunicación de información por el canal habilitado, siempre que tengan un vínculo profesional o laboral con la Entidad. Por ejemplo, empleados, directivos, administradores, accionistas, autónomos, contratistas, subcontratistas, proveedores, etc.
Se incluyen, asimismo, aquellas personas que comuniquen información sobre infracciones obtenida en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada tales como, por ejemplo, voluntarios, becarios o trabajadores en formación, así como a aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la
información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.
A los efectos de este Procedimiento, las personas anteriormente indicadas que presenten una comunicación de información a través del canal de información de la Entidad se denominarán “informantes”.
3.2. Alcance del canal de información: ¿sobre qué hechos se puede informar?
De acuerdo con esta Política, se puede enviar una comunicación para alertar de irregularidades, infracciones o incumplimientos en las siguientes materias:
Información sobre delitos que se puedan cometer en el seno de la entidad, acciones de Blanqueo de Capitales y Financiación al Terrorismo, incumplimiento de la normativa sectorial, conductas que atenten contra la normativa interna, como el Código Ético y de Conducta, y legislación aplicable.
Acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea siempre que entren dentro del ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea enumerados en el anexo de la Directiva UE (2019/1937)1
1 Principalmente, en materia de contratación pública; servicios, productos y mercados financieros, y prevención de blanqueo de capitales; seguridad y conformidad de productos; seguridad del transporte; protección del medioambiente; protección frente a radiaciones y seguridad nuclear; seguridad de los alimentos y piensos, sanidad animal y bienestar de los animales; salud pública; protección de los consumidores; protección de la privacidad y de los datos personales, y seguridad de las redes y sistemas de información. ; afecten a los intereses financieros de la UE; o incidan en el mercado interior en el sentido del artículo 2 de la Ley 2/2023.
Acciones u omisiones que puedan constituir una infracción penal o administrativa grave o muy grave.
A los efectos de este Procedimiento, las conductas, acciones u omisiones anteriormente mencionadas se denominarán “irregularidades”.
Las conductas que no contravengan lo anterior no deben tramitarse a través del Sistema, sino a través de otros cauces internos establecidos por la Entidad.
4. Responsable del Sistema interno de información
El órgano de gobierno de la Entidad aprueba la creación de un Comité de Compliance como Responsable del Sistema Interno de información, (en adelante, el Responsable del Sistema). Al ser un órgano colegiado y de acuerdo con el artículo 8 de la Ley 2/2023, se confiará a una persona física su representación. Al efecto, se ha delegado en el Comité de Compliance de Asitur la designación y remoción de su representante persona física Responsable del Sistema Interno de Información.
El representante persona física del Responsable del Sistema es la persona en la cual se han confiado las facultades de gestión del Sistema interno de información y de tramitación de expedientes de investigación de la Entidad.
5. Proceso de gestión de denuncias
5.1. Canal Interno de información
El canal interno de información facilitado por la Entidad se encuentra accesible a través del sitio web corporativo de la Entidad pinchando el siguiente enlace: https://www.canaldedenuncias.com/es/asiturasistencia
El Canal de Información está basado en una herramienta proporcionada por un tercero como proveedor externo de la Entidad, que se encarga de recibir y atender la comunicación de información recibida, con las debidas garantías legales de confidencialidad, seguridad y opción de anonimato previstas en la Ley.
Para presentar su comunicación de información el informante accederá al enlace indicado donde la herramienta le informará de las vías a través de la cuales puede comunicar la información, las cuales son las siguientes:
A través de la plataforma cumplimentando el formulario correspondiente habilitado en la propia plataforma.
A solicitud del informante, la comunicación también podrá presentarse mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de 7 días.
La comunicación de información puede transmitirse de forma anónima. El sistema otorga al informante un número de referencia para que pueda hacer seguimiento de su comunicación sin manifestar su identidad.
En caso de que el informante proporcione información sobre su identidad, ésta será tratada de manera confidencial y nunca se comunicará a la persona afectada/denunciada.
5.2. Procedimiento de gestión de informaciones
Recibida la comunicación de información por el servicio externo e independiente de la Entidad, el servicio externo, comunica al informante la recepción de la misma mediante acuse de recibo y le facilita un código de referencia a través de la plataforma, que permite la comunicación con el informante incluso aunque se trate de una comunicación anónima.
Tras un primer análisis preliminar de los hechos informados, el servicio externo e independiente contacta con el informante para ampliar o detallar la información en caso necesario y emite un Informe sobre la información recibida, sin identificar al informante.
El Informe de la comunicación recibida se remite al Responsable del Sistema interno de información de la Entidad, momento a partir del cual la comunicación es gestionada por el Responsable del Sistema.
El Responsable del Sistema, tras el análisis de los hechos informados, determina si los mismos forman parte o no del alcance del Canal de Información anteriormente indicado y procede a admitir/inadmitir la comunicación. En caso de admisión, se inicia la investigación de los hechos y tras su conclusión se determinan e implementan las medidas a adoptar por la Entidad.
5.3. Principios generales del Sistema interno de información
Buena fe del informante
La buena fe, la conciencia honesta de que se han producido o pueden producirse hechos graves perjudiciales constituye un requisito indispensable para la protección del informante. Esa buena fe es la expresión de su comportamiento cívico y se contrapone a otras actuaciones que, por el contrario, resulta indispensable excluir de la protección, tales como la remisión de informaciones falsas o tergiversadas, así como aquellas que se han obtenido de manera ilícita.
Confidencialidad y preservación de la identidad del informante
La Entidad garantiza los principios de confidencialidad, seguridad y opción de anonimato en la gestión de las comunicaciones de información a través de un tercero externo e independiente que se encarga de la recepción de las informaciones.
Asimismo, la Entidad aplica las medidas técnicas, organizativas y de seguridad adecuadas para garantizar la protección de la información y cumple con la normativa de protección de datos personales.
Ausencia de represalias
La Entidad prohíbe expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación a través de los canales internos de denuncia. Entendiéndose por “represalia” cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.
5.4. Documentación y protección de datos
De acuerdo con los requerimientos legales, las comunicaciones de información son registradas y documentadas en el Sistema interno de información, garantizando la confidencialidad y seguridad de la información, con acceso restringido exclusivamente al personal de la Entidad convenientemente autorizado y en cumplimiento de la normativa aplicable en materia de protección de datos personales.
En el momento en que el informante acceda al Canal de Información se le informarán de sus derechos de protección de datos a través de la correspondiente Política de Privacidad.
6. Canal externo
Se pone de manifiesto la existencia de un Canal externo de información gestionado por la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. que el informante podrá utilizar para presentar su comunicación de información.
De esta forma, toda persona física podrá informar ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, ya sea directamente o previa comunicación a través del correspondiente canal interno.